イー・ウーマン田澤由利さんメールでの仕事。意思疎通で困ったことがある？

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今週のテーマ

会議番号:1983

メールでの仕事。意思疎通で困ったことがある？

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募集を締め切りました。

【開催期間】
2006年09月18日より
2006年09月22日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

田澤由利　ワイズスタッフ代表取締役

昨日の最後に「メールで仕事をすすめる」段階での困った話や実践しているコツを募集しました。一歩突っ込ん……

議長コメントを全文読む

3日目までに届いている投稿から...

タイトルを途中で変更します (Charling・神奈川・パートナー有・43歳)

ccを含む宛先の人々の間で議論を進めていくうちに、タイトルがもはや中身と合わなくなり、受信BOXを見てもピンとこないことがあります。ピンとこない意識でそのメールに向かうため、議論の本筋を失いそうになったことがあります。そこで冒頭に「タイトルを上記ｘｘのように変更させていただきました」と断って、私のテキストの番になったときには、必ず今の議論のタイトルに変更するようにしました。メール本文に取り組む前の心構えにもつながりますから、タイトルは重要だと思います。

プリントアウトをする (やまちょこ・海外・パートナー有・37歳)

デザインや企画の仕事で社外デザイナーに頼むとき、遠方ですぐに会うことが不可能なため、やり取りのほとんどがメールに。メールだとやり取りの詳細は文章として残すことができますが、うっかり削除してしまったら、或いはPCそのものに何かあったらおしまいなので、重要なものだけは必ずプリントアウトしてファイルに保存しています。

同報メールで (ノリリーヌ・東京・36歳)

関係者とのコンセンサスをメール1本で行えて大変便利なものです。その利点を活かすためにできる限りプロジェクト内の連絡は、全員メールをルールとしています。なぜなら、一人へのメールは、書き手も受け手もマイナス感情が生まれやすいと思うからです。全員メールであれば、第三者の目もあり、冷静さをもって対応することができ、ある一定の距離を保ちながらいいチームワークを築けます。

共通言語を用いて (キューティ・ブロンド)

同じ業界の方々とのやり取りには困らないのですが、違う業界の方とのやりとりには、話し言葉でも意思疎通がうまくいきません。そのうえでメールも当然うまくいきません。箇条書きにする、あいまいな表現は意味をきちんと定義する、などの、お互いの共有方法を心掛けないと、何度話してもうまくいきませんね。うちでは、電話のあともメールで内容確認を出していますが、メールはうまく使わなくてはならないと思います。

	前のメールを探せるように (pagi・東京)
混み入ったやりとりだと、話の流れがわからなくなりそうになることがあります。数回前のメールで何と返信したかを確認してからメールを書き直すことがあるので、前のメールを探しやすいように、フォルダを作ることがあります。

4日目の円卓会議の議論は...

「メールで仕事。スレッド表示で、仕事の流れを把握しよう」

昨日の最後に「メールで仕事をすすめる」段階での困った話や実践しているコツを募集しました。一歩突っ込んだ内容でしたが、さすがイー・ウーマンメンバーのみなさま。「タイトルを内容に合わせて変更」「プリントアウトして残す」「同報メールで情報を共有する」など、さまざまな実践例をいただきました。他にも「履歴を全部残して返信することをルールにしている」「送信するメールは、自動的に自分にbccを入れる」という方もいました。

もうおわかりだと思いますが、「メールで仕事をすすめる」段階での課題は、「仕事の流れをいかに把握するか」です。単なる友達との会話であれば、時間の流れるままに話をすればいいのですが、仕事だとそうはいきません。「先日の課題をもう一度検討しよう」「並行してこちらの件も進めることになりました」「○○さん、昨日の質問に返事してね」などなど、お仕事メールは、時間をさかのぼったり、話題が並行することは決して珍しくありません。さらに、複数のプロジェクトに参加していると、もう大変。「仕事の流れ」がわからなくなると、仕事の進行自体にも影響し、「やっぱりメールだけではダメよね」となってしまっては、もったいないですね。

私が経営する会社では、100人の在宅スタッフにより、常時50以上のプロジェクトが動いています。参加スタッフはほとんどが在宅。そしてメインのコミュニケーションツールは、「メール」。いかにメールだけで、混乱せずに仕事をすすめるかが、私たちにとってはまさに死活問題でもあるのです。

ところで皆さんは「スレッド表示」というのをご存知ですか？　スレッド（Thread）は「（話の）筋道・脈絡」という意味で、メールを話の流れにそってツリー構造で表示する機能です。つまり、これを使うと、時系列ではなく、話の流れでメールを管理することができるのです。

Outlook Express6にも、この機能があるんですよ。[ツール]メニューの「オプション」をクリックし「読みとり」タブを表示してください。「自動的にグループメッセージを展開する」にチェックを入れ、OKをクリックすると準備完了。[表示]メニューの「現在のビュー」→「会話別にメッセージをまとめる」をチェックすると、メールの並びが変わり、どのメッセージに対するメールかが、ビジュアルに表示されます。

え？　ツリーが崩れてるって？　はい、実は、きれいなツリー構造表示にするのは、難しいのです。該当するメールにちゃんと返信しない人もいるし、スレッド表示に対応していないメールソフトを使っている人もいます。だから、あまり使われていないのかもしれません。

でも、逆に考えれば、「関連するメールは、必ず返信の形で送信する」というルールを決め、「スレッドに対応したソフトを使う」ことを推奨すれば、話の流れでメールを管理することができ、仕事の話も混乱しなくなるのでは……。

ということで、弊社では、メールソフトのスレッド機能を改良し、また、自分のメールも残るルールを作り、メールだけで複数のスタッフによる複数のプロジェクトを運営しています。プロジェクト運営用メールソフト「Pro.メール」を独自開発し、ついには特許も取得。いまやわが社にとって「メール」は単なる連絡ツールではなく、まさに「仕事をすすめるための場所」になっています。

「スレッド表示」は、メーリングリストで使うとより便利です。一度使ってみてくださいね。

さて、昨日は、安倍氏の自民党新総裁就任が決まりました。安倍氏の公約の中には、自宅で仕事をする「テレワーカーを倍増」という項目があります。

明日はとうとう最終日。最後に「メールでの意思疎通ができるようになれば、自宅で仕事も可能になると思いますか？」という質問をさせてください。Yes／Noの投票は「メールでの仕事。意思疎通で困ったことがある？」に対して、投稿（ご意見）は、「メールでの意思疎通ができるようになれば、自宅で仕事も可能になると思いますか？」に対して、でお願いします。たくさんのご意見をお待ちしています。

田澤由利
ワイズスタッフ代表取締役


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