イー・ウーマン田澤由利さんメールでの仕事。意思疎通で困ったことがある？

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今週のテーマ

会議番号:1983

メールでの仕事。意思疎通で困ったことがある？

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【開催期間】
2006年09月18日より
2006年09月22日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

田澤由利　ワイズスタッフ代表取締役

メールでのコミュニケーション、やっぱり苦労されている方が多いですね。本の虫さんやnatsunosoraさんのよ�……

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1日目までに届いている投稿から...

細かいニュアンスが伝わらない (本の虫・千葉・パートナー有・34歳)

私はメールでの意思疎通で困ったことがあります。社内の技術の人に何かを教えてもらう場合には不向きです。どうしてもこちらの質問の意図や相手の伝えたいことがメールだけではしっかり伝わりません。メールの回答が自分の質問と意図がずれているなと感じる場合は必ず電話で確認をとるようにしています。

短すぎるメール (natsunosora・千葉・パートナー有・36歳)

先方の目に見えているものは「当然相手も知っている」という先入観からか、（主語などが）省略されていることが多々あります。そのため文章が非常に短く、必要な情報を引き出すのに何度もメールのやり取りをしなければならないことがありました。また、こちらの問いかけに対してyes、noの返事がないものも対処に困ります。（何度聞いても曖昧なのでNOと判断してこちらからお断りした経験あり）逆に取引先への自分の文章が固すぎて、いつまでも親しくなれないように感じてしまいます。

漢字の変換ミスで…… (fly2you・茨城・パートナー有・33歳)

ほんとうにつまらない漢字の変化ミスで、相手方が怒ってしまったことがあります。それからは、仕事関係のメールは何度も読み返してから送信するようにしています。とくに重要なものは、一度プリントアウトして読み直しています。これで誤字脱字を発見することが多いので、反ペーパーレスですが、これからも続けてくと思います。

CCの宛先で上司が揉めた！ (やまちょこ・海外・パートナー有・37歳)

仕事で、企画案を複数に送る事が多く、CCを使うことが多かったのですが、文章の内容そのものよりも、このCCに誰が入っていたか、入っていなかったか、肩書きの高い方から順番に名前が入っていたか……などで上司が揉めることが多いので困りました。確かに重要な事項ではあるのですが、急ぎの案件の場合なのに、内容よりも話の焦点がCCの宛先の方へいったりすると本当に参りました。

2日目の円卓会議の議論は...

『メールだからこそ、まず「会うこと」が重要』

メールでのコミュニケーション、やっぱり苦労されている方が多いですね。本の虫さんやnatsunosoraさんのように、メールに書いた意図がきっちり伝わらないと、結局電話でフォローすることになったりします。

私が経営するワイズスタッフでは、100名以上の在宅スタッフが、会社で働くのと同じようにプロジェクトを組み、ネットだけで協力しあいながら仕事をしています。それぞれ場所が離れているので、コミュニケーションの主役は「会話」ではなく「メール」。しかも、会社全体では、常時50以上のプロジェクトが動いているので、さあ、大変です。

「メールだけでちゃんと仕事ができるの？」
「メールで意思疎通は無理じゃない？」

と、よく不思議がられます。実際、そんなに簡単なことではありません。でも、メールのよさを活かしつつ、いろんな工夫をして乗り越えています。

中でも一番大切なのは、最初に相手に会うこと。メールでのコミュニケーションが始まる前に、また始まってすぐでも、「会う」ことを心掛けています。一度会うだけで、その後のメールでの意思疎通がグンと良くなります。当たり前のことですが、その当たり前のことを「時間が合わないから」「メールの方が手っ取り早いから」と、避けてしまってはいけないのです。「急がば（一度だけでも）会え」ですね。

実際はというと、弊社の在宅スタッフは全国・海外にいるので、なかなか会うことができません。でも、インターネット回線を使ったTV会議で「会う」だけでも、その後の意思疎通がうまくいったりするのですよ。

今日は大雑把な話になってしまいましたが、明日は、メールを上手に使うためのコツをお話をしたいと思います。やまちょこさんの「CCの宛先で上司が揉めた！」のように、トラブルになってしまった具体例についての投稿をお待ちしています。

ちなみに、fly2youさんの「漢字の変換ミスで……」で思い出した、私の失敗メールの話を1つ。何を隠そう、私は超少数派の「かな入力」。かな入力で「。」は、SHIFTキーを押しながら「．」を押すのですが、ときどきSHIFTキーを押し損ね、そのまま送信……

　「今後ともよろしくお願いいたしまする」

クライアント様相手に、何度も「武士」になってしまいました（爆）。

田澤由利
ワイズスタッフ代表取締役


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